De 80% à 2% de temps passé sur les problèmes
Comment ce dirigeant et son équipe sont passés d'une crise majeure à une croissance sereine, en “faisant parler” les murs de l'entreprise.
Il y a 6 ans, Luc Petiteau, Président et Directeur Général de RSM Méditerranée, traversait une “situation de crise forte”.
“C’était lié notamment à certaines pratiques managériales […] J’avais perdu tous mes repères, et je n’avais pas de compétences techniques pour agir et intervenir dans la gestion du pôle”.
Thomas, son associé, traversait également une période difficile.
(Je te l’ai raconté dans cette newsletter.)
Pour Luc, la situation devenait intenable, impossible à accepter.
Comme il le dit, la voie dans laquelle il se trouvait était “explosive”.
“Quand vous passez 80% de votre temps à réparer des erreurs, à prendre des coûts de clients insatisfaits et trembler de les perdre, ça interroge sur la continuité même de l’entreprise”.
C’est là qu’il a dû “regarder les choses autrement”.
À l’époque, le service paie de RSM, c’était 17 ou 18 collaborateurs, gérant 5 000 bulletins par mois.
6 ans plus tard, avec 50 collaborateurs, 18 000 bulletins chaque mois, et de nouveaux services en place, Luc est un président souriant, bien plus serein.
Et il en va de même pour Thomas, son associé.
Ce qui a changé entre temps ?
Une remise en question qui a permis d’adopter une nouvelle approche, débloquer la croissance de l’entreprise, et retrouver la sérénité.
Aujourd’hui, je te propose de découvrir concrètement ce que cela donne dans les bureaux de RSM.
Au programme
Dans cette newsletter, inspire toi des pratiques de management visuel des équipes de RSM Méditerranée pour apporter davantage de valeur utile à leurs clients et progresser constamment dans leur métier.
🗺️ Pourquoi tes plans ne survivent jamais à la réalité
🗣️ Comment “faire parler les murs” pour embarquer tout le monde
⏩ Transformer de simples post-its en accélérateurs d’apprentissage
✅ La méthode pour sortir 80% de la production en 5 mois, sans surcharge
Pas le temps de tout lire ? Tu trouveras un résumé avec les points clés à la fin.
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Tu peux retrouver la vidéo de ma visite chez RSM Méditerannée en cliquant sur la miniature ci-dessous :
Ainsi que les podcasts enregistrés avec les membres de l’équipe sur cette playlist.
L’illusion de contrôle du dirigeant 🌀
Il y a quelque temps, je te parlais de cette situation courante en entreprise.
On planifie avec soin, on établit des plans d'action détaillés, pensant avoir tout prévu.
Mais lorsqu'il s'agit de passer à l'action, la réalité du terrain nous rattrape.
Les imprévus s'accumulent, les retards se multiplient, et tout à coup, on réalise que tout ça n'était qu'une illusion de contrôle.
Des retards inexpliqués
Des solutions hors-sol
Des réactions tardives
Le plan était parfait sur le papier, mais déconnecté de la réalité fluctuante et imprévisible du quotidien.
C’est ce que je t’expliquais dans cette newsletter, en te montrant pourquoi tes plans ne survivent jamais au contact de la réalité, et comment transformer ton approche pour réagir vite, respecter les délais, et satisfaire le client.
Mais surtout, je te présente un “système anti-imprévus”, que tu peux utiliser dès demain dans ta boîte.
Il s’agit du management visuel, et on va voir aujourd’hui comment RSM Méditerannée l’utilise au quotidien pour embarquer et engager tout le monde dans la même direction.
Quand les murs se mettent à parler 👀
RSM Méditerranée, c’est :
Un cabinet spécialisé en expertise comptable, audit, et conseil
200 collaborateurs et 9 associés avec des bureaux à Montpellier et Nîmes
Membre du 6e plus grand réseau mondial en expertise comptable et audit
Un ancrage national avec une quinzaine de bureaux et plus de 1 250 collaborateurs
Mais au-delà de ça, c’est une entreprise qui a parfaitement défini son cap et qui sait comment aligner chaque collaborateur sur cette direction.
Pour y parvenir, chaque pôle a sa propre utilisation du management visuel.
Prenons Thomas Coutellier, associé et directeur du pôle expertise comptable.
Pour lui, afficher les informations au mur est “un excellent moyen de prendre du recul et d’objectiver son analyse”.
Cet espace de management visuel, appelé Obeya dans le Lean, signifie “grande pièce” en japonais.
C’est une salle dont les murs sont couverts d’informations : tableaux, schémas, plans, etc. (je t’explique comment la mettre en place ici).
Cela permet à Thomas de visualiser rapidement les sujets actuels et les problèmes, tout en facilitant les discussions (les personnes peuvent réfléchir côte à côte en observant les mêmes éléments).
Son objectif ?
Avoir une vue d’ensemble pour se challenger lui-même et amener le challenge dans les équipes.
Par exemple, lors de notre discussion, il m’explique que son défi actuel est d’aider les team leaders à se libérer plus de temps et mieux réussir.
“En fonction de la typologie de produit sur laquelle je travaille, où est-ce que je peux soulager les team leaders, ou challenger les juniors pour les libérer”.
C’est le défi du moment.
Mais quels sont les défis “macros” qui orientent tous ces apprentissages ?
Selon lui :
Challenge moyen et long terme : apporter la bonne valeur au client, en aidant le dirigeant à mieux comprendre grâce à l’appui de son expert-comptable de confiance (qui ne se contente pas de produire des données, mais aide à les interpréter).
Cette année : faire mieux avec les mêmes ressources, tout en maintenant la même intensité de travail et en priorisant la sécurité des collaborateurs, qui était leur défi principal l'année passée.
Pour nourrir ces apprentissages et identifier les bons défis, il est essentiel de collecter des données sur le terrain, via la pratique du Gemba.
En bon praticien du Lean, Thomas cherche donc à créer les conditions de réussite des ses team leaders, afin de pouvoir lui-même passer plus de temps sur le terrain et faire du Gemba.
Grâce au management visuel, il rend visibles (et lisibles) les sujets d’apprentissage pour qu’ils soient abordés collectivement.
Juste à côté, ses team leaders ont aussi leur propre management visuel.
💡 Note : Pourquoi je parle du Lean
Le Lean a été inventé par Toyota il y a plus de 70 ans (même si eux n’appellent pas ça comme ça, car ce nom vient des Américains).
C’est cette méthode qui leur a permis de prendre leur envol, pour ensuite devenir leader depuis les années 2000 - et le rester.
Depuis, l’approche a été reprise par des milliers d’entreprises de toutes tailles, dont plusieurs entreprises au grand succès.
Quant à moi, j’ai découvert le Lean il y a près de 15 ans, et ça a révolutionné mon approche en tant que manager et chef d’entreprise.
La méthode m’a permis de gérer la croissance de mon entreprise et de la revendre quelques années plus tard à un acteur clef du marché.
J’ai aussi eu l’occasion de passer dans les usines de Toyota, voyant bien l’efficacité du Lean Management sur le terrain, de mes propres yeux :
Depuis 2016, je cogère Keenly et Learning to Scale, dans lesquels nous avons accompagné plus de 800 patrons et managers de scale-up et entreprises établies dans leur quête de croissance continue, en les familiarisant notamment au Lean (Qonto, Theodo, Aramis Auto, JVWEB, RSM Sofira, Leocare, etc.).
Tu veux en savoir plus sur le Lean, l’histoire de Toyota, ou la mienne ? Clique ici pour accéder à mes newsletters.
Comme dans un jeu vidéo 🎮
Thomas m'emmène ensuite dans le bureau de Mathieu Medevielle, team leader au sein du pôle expertise comptable.
Pour Mathieu, le management visuel est essentiel pour maîtriser la variabilité de la charge de travail.
“On a 7 périodes de 5 mois pour sortir 80% de notre production”.
La production, ici, ce sont les étapes financières, bilans, comptes de résultats.
Mais la valeur est dans le rendez-vous qui suit leur livraison, où ils expliquent les données économiques au client.
Pour réussir cette production, il s’appuie sur deux vecteurs :
Quand le client a besoin ou envie de recevoir les données.
Quand le collaborateur est disponible et en capacité de les produire.
Ces éléments sont en constante évolution, ajustés en permanence pour répondre aux imprévus.
L’objectif est de lisser la charge de travail, et d’avoir un support d’échange avec le collaborateur.
Mathieu me montre ensuite l’autre côté du mur, avec l’ensembe du mois découpé, les pièces à livrer, et les réunions internes clairement affichées.
On passe donc des grandes étapes financières, à l’interne.
Ce tableau lui permet de voir d’un coup d’œil qui est disponible, ce qui n’a pas fonctionné, et ce qui a été ajouté en cours de route.
Si trop de modifications apparaissent, la question se pose : pourquoi ça n’a pas marché ?
L’objectif est double : comprendre pour mieux anticiper, et favoriser l’échange et le lien avec le collaborateur.
Un peu comme dans un jeu vidéo en équipe, l'objectif est de franchir les niveaux, d'atteindre la prochaine amélioration en identifiant régulièrement les prochains paliers.
Au premier abord, cela ressemble à un simple planning, mais en réalité, c'est un véritable accélérateur d’apprentissage.
Le but ultime ? Mieux servir le client.
Non seulement le client externe, mais aussi le client interne, c'est-à-dire la personne avec qui on collabore quotidiennement pour avancer sur la prochaine étape de production.
Et au pôle social de RSM, on en sait quelque chose.
⏸️ Ça t’intéresse pour ta boîte ?
Viens en discuter avec moi 30 minutes.
(Appel d’implémentation offert et sans engagement).
Ne pas perdre le nord 🌟
Axelle Autier est directrice du pôle social chez RSM.
En discutant, elle se remémore ses débuts avec le Lean :
“Au début, on avait commencé avec les bacs rouges, il y avait plein de post-its avec tous les sujets clients. Mais les collaborateurs n’avaient de vue que sur les problèmes, et pas les victoires”.
Aujourd’hui, Axelle utilise le management visuel et l’Obeya de manière différente.
Pour elle, c’est avant tout une feuille de route, guidée par :
Sa boussole, ou étoile du nord : “faire grandir les collaborateurs pour apporter de la valeur utile à nos clients”.
…qui constitue le toit de la “maison du Lean”, c’est-à-dire le TPS (Toyota Production System).
Le TPS permet à Axelle de se situer lorsqu’un nouveau sujet d’apprentissage apparaît.
Son objectif avec l’Obeya est que Luc puisse, d’un coup d'œil, voir sur quels challenges l’équipe travaille et quelles difficultés elle rencontre, même en son absence.
Les murs parlent et orientent sur les sujets du moment, le plus rapidement possible.
Cela rejoint ce que Jonathan Vidor de JVWEB disait lors de ma visite : si on laisse tout sur l’ordinateur, on ne voit pas les problèmes ni les points où il faut soutenir les équipes.
(Comme Luc, Jonathan était en situation de crise, mais il a redressé la barre en suivant 4 étapes, passant de l'épuisement à une croissance sereine, de 20 collaborateurs à 50, avec 500 clients dans 40 pays. Je t’explique comment ici.)
Alors, quel est le sujet du moment pour Axelle, selon sa boussole ?
Réponse : un plan de formation sur les sujets de la paie qui a non seulement fait évoluer les collaborateurs, mais a aussi stimulé les échanges entre eux.
Un rappel constant de l’importance de se former en continu.
Le management visuel est une manière de rendre visible tous ces sujets d’apprentissage et faire progresser les personnes entre elles.
Loïc Wira, responsable juridique du pôle social, en est également un fervent praticien.
La mission du pôle est d'aider les employeurs à mieux appréhender la gestion de leur personnel, à réduire les risques, et, sans forcément parler de Lean, à détecter les erreurs dans les procédures légales de leurs clients.
Les clients sont aussi les gestionnaires de paie qui rédigent les contrats de travail chez RSM et accompagnent les clients de A à Z.
C’est ainsi qu’ils ont identifié un besoin de formation sur les contrats de travail.
Ils ont donc mis en place des focus hebdomadaires pour évaluer l'efficacité de cette formation et analyser les résultats concrets sur la pièce (le contrat de travail).
L’objectif est de réunir les conditions du “Right first time”, c’est-à-dire que chaque collaborateur puisse livrer un contrat de travail valide du premier coup.
De 80% à 2% du temps sur la réparation des problèmes
Avant de partir, je le dis à Luc : au contact de ses équipes, j’ai ressenti une véritable envie de développer leur expertise et de se concentrer sur la valeur apportée aux clients, tout en soutenant le développement des collaborateurs.
“Notre métier est très orienté processus et échéances, on peut vite se focaliser sur ce rythme et en oublier le client.”
Mais avec la pratique du Lean, Luc et ses équipes semblent avoir trouvé un équilibre.
Comme il me l’a confié dans notre podcast, il est passé de 80% de son temps consacré à résoudre des problèmes à seulement 2%.
“Ce n’est nécessaire de faire tous la même chose, tant qu’on suit l’étoile du nord. Le lean est une pratique personnelle.”
Le challenge d’après, c’est comment le faire perdurer dans le temps.
En moins de 3 mois, j’aide les dirigeants à reprendre le contrôle de leur entreprise.
Tous les services s’alignent sur un objectif : la satisfaction complète de chaque client.
Chaque collaborateur propose des idées d’amélioration sur son propre environnement de travail et retrouve le plaisir de l’effort
Pour le dirigeant, c’est moins de stress, plus de sourires dans les couloirs, plus de plaisir, une base de clients fidèles qui évolue et de belles perspectives économiques.
Discutons en 30 minutes 👇
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Et juste avant de te laisser…
Voici les concepts clés que tu dois retenir de cette newsletter :
Sors de ton bureau, va sur le terrain
Le changement pour Luc a commencé sur le terrain. Prendre du recul, observer la réalité de près, et écouter les équipes te permettra de déceler les vrais enjeux et de prendre des décisions plus éclairées.
Fais parler les murs avec le management visuel
Le management visuel, comme l'Obeya d’Axelle, Thomas, ou Mathieu, est un puissant outil pour rendre les sujets d'apprentissage visibles et engageants. Utilise le pour que tes équipes puissent voir les priorités et révéler les prochains défis en permanence.
Crée les conditions de succès pour tes équipes
Ton rôle en tant que dirigeant ou manager est de préparer le terrain pour que tes team leaders et collaborateurs puissent réussir. En allégeant leur charge, en les soutenant avec les bonnes ressources, tu les aideras à mieux performer, ce qui te libérera également du temps par la suite.
Anticipe les imprévus, ne les subis pas
Planifier, c’est bien, mais ce n’est jamais suffisant. Les imprévus font partie de la réalité quotidienne. Utilise le management visuel pour prévoir les embûches et t’assurer que ton équipe est prête à réagir rapidement et efficacement.
Le Lean est une pratique personnelle
Le Lean n’est pas une méthode rigide à suivre à la lettre. Adapte-le à ton style de management et à la culture de ton entreprise pour qu'il reste pertinent et impactant dans la durée.
Sur ce, à ta croissance et ton épanouissement.
Christophe Ordano
PS : Tu veux apprendre le Lean en continu ?
💡 Qui suis-je ?
J’ai découvert le modèle Lean de Toyota il y a près de 15 ans, et ça a révolutionné mon approche en tant que manager et chef d’entreprise.
Il m’a permis de gérer la croissance de mon entreprise et de la revendre quelques années plus tard à un acteur clef du marché.
Aujourd’hui, je fais ma mission de familiariser les patrons et managers de demain à cette pratique, et partager la méthode de Toyota au plus grand nombre.
Je les emmène avec moi sur le terrain, dans ma quête d’amélioration et de croissance.
Depuis 2016, je cogère Keenly et Learning to Scale, dans lesquels nous avons accompagné plus de 800 patrons et managers de demain dans leur quête d’amélioration et de croissance, en les familiarisant au Lean ****(Qonto, Theodo, Aramis Auto, JVWEB, RSM Sofira, Leocare, etc.)
Chaque jour, je me bats contre le management bureaucratique et financier, qui cause trop de dégâts sur la santé des personnes (burn-out), le gaspillage des talents (bore-out), les relations entre les gens, la perte de sens du travail (brown-out), la qualité des produits, la satisfaction des clients, l’impact environnemental, et la pérennité des boîtes.
Et dans les prochaines éditions hebdomadaires de la newsletter : je te partagerai des réflexions, des retours d’expérience, et des outils, pour comprendre le modèle Lean et te faire évoluer dans ta carrière de dirigeant ou team leader.