Tes équipes se tirent dans les pattes ? Une cause de stagnation, et comment l’éviter…
Voici l’outil Lean qui permet aux pôles et aux équipes de collaborer ensemble efficacement
Tu as sans doute déjà observé ce phénomène dans ton entreprise.
Je te pose le contexte : quand ta boîte est en pleine croissance, les chiffres augmentent et les objectifs aussi.
Tu penses être sur la bonne voie.
Mais il arrive une situation… dans laquelle se retrouvent toutes les entreprises si elle n'est pas contrebalancée par un effort actif du CEO ou du manager.
Ce problème, c’est qu’il devient plus important d’atteindre ses objectifs individuels - et de département - que d’aider l’entreprise entière à atteindre les siens.
Avec la taille et le temps, des injonctions (trade-offs) deviennent d’ailleurs de plus en plus marquées (croissance / Ebitda, bien acheter / produire sans stock, vendre / produire dans les bonnes conditions).
Et c’est souvent l’un des premiers symptômes de la maladie des grandes entreprises (dont je t’ai parlé dans cette newsletter).
On ne peut plus réussir à vivre avec ça et on est enfermé dans un cadre qui privilégie le statu-quo plutôt que de suivre la valeur client.
Les départements sont trop forts et empêchent la boîte de progresser.
Le CEO (pour la boîte) ou le Chief Engineer (pour le produit) doit alors apprendre à ses équipes à travailler ensemble.
Les aligner sur un but commun.
Et les aider à trouver comment elles peuvent contribuer individuellement à cet objectif, et aussi comment elles peuvent aider les autres équipes à réussir.
Mais en parler ne suffit pas.
Encore plus lors de grandes réunions : tout le monde n’ose pas prendre la parole, tout le monde ne comprend pas tout ce qui est dit, etc.
Comme je te le démontre depuis le début, et la rédaction de ces newsletters, le Lean rend visible les problèmes et les idées fausses que tu as en tête, afin d’y faire face.
Dans cette newsletter, je vais te présenter un nouvel outil, comment l’utiliser chaque semaine pour améliorer la collaboration de tes équipes, et maintenir une croissance saine de toute ton entreprise.
Je te montrerai ce que cette méthode peut apporter à un projet, un service ou à l’entreprise.
💡 Juste avant de commencer
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Quand tu ne sais pas… Tu demandes !
Est-ce que cet homme te dit quelque chose ?
Probablement pas, mais tu connais certainement sa création.
Au début des années 1990, Takeshi Uchiyamada, Chief Engineer chez Toyota, s’est vu confier une mission difficile : concevoir la voiture du 21e siècle, avec des objectifs de consommation de carburant très ambitieux.
Il s'est vite rendu compte qu'il aurait besoin d'un niveau sans précédent de collaboration, de transparence et de rapidité de prise de décision pour faire de ce programme un succès.
N’ayant que peu d’expérience et ne s’estimant pas légitime pour prendre les meilleures décisions, il s’est alors assuré le soutien des experts des différentes disciplines d'ingénierie dont il avait besoin.
Résultat…
En moins de 5 ans, la première voiture hybride a été mise sur le marché.
Avec 15 ans d’avance sur la concurrence.
Pour réussir un tel exploit, l’ingénieur a inventé une nouvelle approche de développement de produits et de processus.
Il a conçu un nouveau type de management visuel : l’Obeya.
L’invention de Takeshi Uchiyamada s’est ensuite élargie à l’ensemble de l'entreprise – et pas uniquement pour les équipes projet.
Qu’est-ce que l’Obeya ?
En japonais, ce mot signifie “grande pièce”.
C’est une grande salle dont les murs sont recouverts d’informations : tableaux, dessins, plans, etc. (tu verras plus loin comment la mettre en place).
L'Obeya est conçue comme une grande pièce pour l’équipe de direction qui se rencontre chaque semaine pour discuter d'un problème précis au sein de l'entreprise - et pour voir comment créer des synergies entre les départements pour pouvoir résoudre ce problème.
Attention, je tiens à préciser que l’Obeya n'est pas un outil de gestion de projet de plus.
L’objectif n’est ni de piloter l’avancement, ni de hiérarchiser les fonctionnalités.
L’erreur est de mettre en place une Obeya en mode “Commandement & Contrôle” (un concept dont je t’ai parlé dans cette newsletter).
Il ne faut pas en faire un outil de suivi d’exécution ou de reporting.
Non, l’Obeya est un endroit pour apprendre et pour aligner tous les collaborateurs sur les enjeux actuels, et les points qui bloquent la croissance de l’entreprise.
💭 Ça t’évoque une situation que tu as vécue ? N’hésite pas à la partager en commentaire.
Voilà ce que ça donne chez Aramis Auto :
Une entreprise accompagnée par mes associés Michael Ballé et Régis Médina dans sa transformation Lean via notre cabinet de conseil Keenly.
Tout comme nous l’avons fait ensuite pour JVWEB, Qonto ou Theodo.
D’ailleurs, si tu veux en apprendre plus dès maintenant, et gagner des années sur ta carrière de leader, tu peux le faire avec Learning to Scale, le livre écrit par mon ami et associé Régis Médina (avec qui j’ai cofondé Keenly).
> Clique ici pour découvrir le Lean avec le livre
Tu y trouveras notamment des idées pour implémenter une Obeya dans ton entreprise.
On y apprend par exemple qu’au sein d’une Obeya, l’équipe de direction (pour la boîte) ou le Chief Engineer (pour le produit) rendent les informations et les connaissances visibles car il s'agit d'un moyen puissant pour aligner les personnes.
Les malentendus sont rapidement révélés afin que les participants puissent en parler - et développer une compréhension commune de la situation.
Alors oui, ça entraîne de longues discussions et des débats houleux…
Mais c’est justement par ce processus que les personnes s’alignent et apprennent ensemble.
Le temps passé à aligner les gens assez tôt dans le projet est plus que largement récupéré lors des phases qui viendront ensuite.
Comment mettre en place une Obeya
L'Obeya est une pièce centrale (facilement accessible à tous) et suffisamment grande pour accueillir les intervenants du projet.
Elle est équipée de bureaux, tables, chaises et matériel de bureau, comme des ordinateurs, des écrans connectés avec tableaux de bords mis à jour en temps réel, des imprimantes etc.
Différents espaces dédiés sont aménagés pour le classement des informations, tels que les indicateurs de performances, la planification des tâches, les informations clients, les objectifs, le suivi de la production et la gestion des problèmes et anomalies.
Les murs sont couverts de divers tableaux, graphiques et plannings cruciaux.
Le but de l’Obeya est surtout de réfléchir en profondeur, d’argumenter, de discuter des principaux problèmes de la boîte.
Car, pris dans le day to day, on n’a pas assez de recul.
D’ailleurs, voici comment structurer la pièce et les types de questions à se poser :
On remarque bien que l’Obeya pointe ainsi les problèmes.
L’approche PDCA (dont je t’ai parlé dans cette newsletter) est ensuite utilisée pour apprendre à les résoudre tous ensemble et progresser.
Regarde comment ils ont implémenté ça au sein du groupe français Thales :
Qu’est-ce que ça apporte (concrètement) ?
L'utilisation de l'Obeya favorise une meilleure collaboration et communication sur les sujets sur lesquels on a besoin d’apprendre pour faire réussir l’entreprise.
Cela fait mieux fonctionner ensemble les systèmes de l’entreprise pour atteindre un objectif commun.
L’Obeya développe des managers capables de porter des sujets importants et de travailler ensemble pour soutenir la croissance de l’entreprise.
Cela crée du consensus sur les problèmes à résoudre pour faire un produit que les clients veulent acheter.
Cela permet de garder une vision claire de la réalité du terrain (Gemba) et des enjeux concrets du moment, pour trouver les meilleurs contre-mesures (PDCA) plutôt que de faire des plans dans sa tête.
Il n'y a pas de règles spécifiques pour déterminer ce que le CEO et son équipe doivent afficher sur les murs.
Ce sont les exercices du moment pour grandir et progresser.
Chaque Obeya est unique, car cela dépend de des enjeux identifiés, notamment sur le terrain (ce que je t’explique dans cette newsletter sur le Gemba).
Il y a cependant certaines questions communes, quel que soit le produit, qui sont essentielles :
Où vont nos clients et en quoi leur créons-nous des problèmes dans l'achat et l'utilisation de notre service ?
Que voulons-nous réussir ?
Quels sont les sujets que nous devons apprendre ?
Quels sont les grands changements sur lesquels il faut travailler en équipe ?
Comment chaque fonction contribue-t-elle à chercher les gains globaux ?
Nous cherchons donc à visualiser :
Un mur client : on souhaite garder le focus client pour aligner toute l’entreprise et pour donner du sens à ce qu’on fait. Par exemple voir les notes de satisfaction, les visites, les grosses réclamations, etc.
Le challenge : de quoi rêve-t-on ? Comment sait-on que l’on marque des points ?
Les kaizen (projets d'amélioration) : Problèmes découverts sur le terrain.
Les grands projets : les grands changements qui concernent tout le monde, les grands rendez-vous physiques.
L'Obeya, comme tous les autres outils du Lean, reste avant tout un outil d’apprentissage.
Chacun d’eux cache une intention d’éducation pour les personnes.
Leur rôle va au-delà de la simple identification des points de blocage.
Il permet avant tout d'enrichir et de faire évoluer ma compréhension de l’activité, et m’aider à changer de perspective.
“Et si je n’ai pas de place dans mon entreprise ?”
La création d'une Obeya au sein d'une entreprise n'est pas toujours possible.
Physiquement parlant.
Notamment lorsque les équipes sont éclatées sur plusieurs sites géographiquement éloignés.
Ou encore moins à l'heure du télétravail.
Dans ce cas, l'Obeya peut être digitalisée, en l'équipant d'écrans tactiles suffisamment grands et performants via un logiciel de partage pour la diffusion optimale des informations.
Si tu veux un outil simple, tu peux travailler avec Zoom ou encore Whimsical et Miro que j’utilise personnellement.
Il faut cependant noter que même avec les meilleurs outils de communication, une Obeya physique regroupant tous les collaborateurs restera toujours plus efficace qu'une Obeya virtuelle.
Maintenant que tu sais ça…
J’ai découvert le Lean il y a près de 15 ans.
C’est ce qui a révolutionné mon approche en tant que chef d’entreprise.
Il m’a permis de gérer la croissance de mon entreprise Pop Factory et de la revendre quelques années plus tard à Elpev, un acteur clef du marché.
Aujourd’hui, je fais ma mission d’emmener les patrons de demain avec moi dans ma quête d’amélioration et de croissance, en les familiarisant à cette pratique, et en partageant la méthode de Toyota au plus grand nombre.
Depuis plusieurs années, et au travers de différentes activités, notamment ma boîte de conseil Keenly créée avec mon associé Régis Medina, j’ai eu la chance d’accompagner plus de 600 dirigeants et managers dans leur découverte et pratique du Lean.
Ceci pour les emmener vers une croissance durable et sereine, et l’épanouissement des collaborateurs.
Des boîtes comme Aramis Auto, Qonto, Theodo, JVWEB, LiveMentor…
Un exemple concret de notre travail a été notre collaboration avec Auchan. Grâce au Lean, Auchan a réussi à créer un site e-commerce en seulement 6 mois, alors qu'il aurait normalement fallu 1 an et demi !
Depuis plus de 6 ans, j’opère aussi comme administrateur du Réseau Entreprendre, qui compte plus de 250 entreprises engagées dans le développement du territoire.
Dans les prochaines newsletters, je te partagerai mes retours d’expériences terrain et mes meilleurs conseils pour une croissance sereine et durable.
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Et juste avant de te laisser…
Voici les concepts clés que tu dois retenir de cette newsletter :
L'Obeya, un terme japonais qui signifie “grande pièce”, est un outil qui améliore l'efficacité et la collaboration de tes équipes, en t’aidant d’abord à mettre le doigt sur la prochaine opportunité d’apprentissage pour et toute ton équipe, afin de passer à l’étape suivante.
Chaque Obeya est unique mais il y a certaines questions communes, quel que soit le produit, qui sont essentielles : le client, le produit ou le projet, les objectifs et priorités, es macro et microplannings, les problèmes rencontrés et les indicateurs de suivi.
Pour utiliser efficacement une Obeya, elle doit être pensée conjointement à d'autres méthodes comme le PDCA.
Sur ce, à ta croissance et ton épanouissement.
Christophe Ordano
PS : Tu veux apprendre le Lean en continu ?
💡 Qui suis-je ?
J’ai découvert le modèle Lean de Toyota il y a près de 15 ans, et ça a révolutionné mon approche en tant que manager et chef d’entreprise.
Il m’a permis de gérer la croissance de mon entreprise et de la revendre quelques années plus tard à un acteur clef du marché.
Aujourd’hui, je fais ma mission de familiariser les patrons et managers de demain à cette pratique, et partager la méthode de Toyota au plus grand nombre.
Je les emmène avec moi sur le terrain, dans ma quête d’amélioration et de croissance.
Depuis 2016, je cogère Keenly et Learning to Scale, dans lesquels nous avons accompagné plus de 600 patrons et managers de demain dans leur quête d’amélioration et de croissance, en les familiarisant au Lean ****(Qonto, Theodo, Aramis Auto, JVWEB, RSM Sofira, Leocare, etc.)
Chaque jour, je me bats contre le management bureaucratique et financier, qui cause trop de dégâts sur la santé des personnes (burn-out), le gaspillage des talents (bore-out), les relations entre les gens, la perte de sens du travail (brown-out), la qualité des produits, la satisfaction des clients, l’impact environnemental, et la pérennité des boîtes.
Et dans les prochaines éditions hebdomadaires de la newsletter : je te partagerai des réflexions, des retours d’expérience, et des outils, pour comprendre le modèle Lean et te faire évoluer dans ta carrière de dirigeant ou team leader.