Gestion de projets, départ au ski : ton système “Waze” anti-imprévus
Pourquoi tes plans ne survivent jamais au contact de la réalité, et comment transformer ton approche pour réagir vite, ajuster l’itinéraire en temps réel, respecter les délais, et satisfaire le client
Je pense que tu connais cette situation.
Peut-être que tu l’as vécu, ou que tu vas la vivre pour aller au ski.
Tu es là, la veille de tes vacances tant attendues, en train de peaufiner les derniers détails.
Ta valise ? Bouclée.
Ta maison ? Sécurisée.
Ton itinéraire ? Préparé minutieusement.
Tu te vois déjà dévalant les routes, la musique à fond, les paysages défilant, l'excitation à son comble.
Mais attend...
As-tu pensé à vérifier l'état du trafic avant de partir ?
Ou vas-tu, comme beaucoup, te fier aveuglément à ce plan figé, au risque de te retrouver coincé des heures ?
Bouchons, mouvement des agriculteurs, travaux…
Résultat : au lieu d'arriver détendu et prêt à profiter, tu termines épuisé et frustré après 8 longues heures de route, au lieu des 4h30 initialement prévues.
C'est exactement ce piège dans lequel beaucoup tombent lorsqu'ils gèrent leurs projets au quotidien : des plans rigides, une vérification tardive, et une adaptabilité quasi inexistante.
Dans cette newsletter, je te dévoile comment éviter ce scénario catastrophe en adoptant une approche plus flexible et réactive.
Oublie les plans d'actions figés et découvre comment naviguer à travers les aléas du quotidien avec agilité et perspicacité, pour que chaque jour soit une réussite.
Tu vas découvrir ou redécouvrir une méthode tirée du Lean, 2 outils Lean pour t’aider dans cette quête.
Prêt à transformer ta manière de manager tes projets, comme tu gères ton trajet en vacances ? Reste avec moi, c'est ce que nous allons explorer ensemble.
💡 Juste avant de commencer
Si ce n’est pas déjà fait, tu peux t’abonner pour ne manquer aucune newsletter.
Chaque semaine, j’écris pour les entrepreneurs et team leaders en quête d’une croissance durable et saine, pour eux et tous leurs collaborateurs.
En t’abonnant, tu recevras directement par email :
Les 3 premiers chapitres du livre Learning to Scale, qui t’expliqueront les bases de la philosophie Lean
Le guide pratique des concepts Lean, pour t’accompagner au quotidien dans ta croissance sur le terrain
C’est 100% gratuit.
Demain départ 7h, alors tout le monde debout à 5h !
Lorsque tu prépares un voyage, tu envisages souvent le meilleur itinéraire, celui qui te promet une aventure fluide et sans accroc.
Tu t'imagines filant sur l'autoroute, évitant les embouteillages, les travaux imprévus, et arrivant à destination en un temps record.
Pourtant, combien de fois te retrouves-tu à devoir improviser face à des obstacles imprévus, à ajuster ta route en fonction des conditions réelles du moment ?
C'est un scénario que l'on retrouve trop souvent dans la gestion de nos projets. On planifie avec soin, on établit des plans d'action détaillés, pensant avoir tout prévu.
Mais lorsqu'il s'agit de passer à l'action, la réalité du terrain nous rattrape. Les imprévus s'accumulent, les retards se multiplient, et tout à coup, on réalise que notre belle planification n'était qu'une illusion de contrôle.
Des retards inexpliqués, lorsque les équipes découvrent des problèmes à la dernière minute.
Des solutions hors-sol, basées sur des hypothèses lointaines plutôt que sur la réalité palpable du terrain.
Une réaction tardive, où l'on court après les problèmes au lieu de les anticiper, ou de les résoudre directement.
Comme lorsqu'on se retrouve bloqué dans un embouteillage monstre alors qu'on avait tout prévu, sauf ça.
Le plan était parfait sur le papier, mais déconnecté de la réalité fluctuante et imprévisible du quotidien.
La meilleure représentation de ça, c’est un diagramme de Gantt idéal qui est censé fonctionner “si tout se passe bien”.
Mais comme tu le sais très bien : tout ne se passe jamais “bien”, ou comme prévu.
En quand on arrive à la fin du projet, en retard, et avec un client mécontent (ou à la station de ski, en retard, avec toute la famille dépitée), on ne peut que “débriefer” la situation pour mieux anticiper la prochaine fois.
Mais est-ce qu’on pourrait le faire différemment ?
À l’ancienne ? Ou pas…
Il y a quelques années - ou même décennies maintenant, que tu as peut-être connues (moi oui) - la méthode de conduite ressemblait à ça :
On définissait un itinéraire
Le Jour J, on espérait de pas avoir de mauvaise surprise
Aujourd’hui, ça paraît peut-être archaïque.
Mais on n’était pas non plus sans aucun pouvoir face aux aléas de la route.
On sortait notre carte pour changer de route si besoin.
On regardait les panneaux en permanence pour se diriger.
On écoutait la “radio autoroute” pour suivre les nouvelles en direct.
On gardait un œil sur le tableau de bord pour s’assurer que tout fonctionne comme prévu.
Et puis avec les années, d’autres solutions sont arrivées.
D’abord les GPS, qui permettaient de se diriger en temps réel, avec la route la plus courte, sans perdre de précieuses minutes à analyser la carte.
Et plus récemment, des technologies comme Waze, ou Coyote, ont permis d’avoir des informations en temps réel sur la circulation et les conditions de la route, pour adapter l’itinéraire automatiquement.
Aujourd’hui, les retards sur la route existent encore, évidemment.
Mais entre nous, ils sont quand même bien moins fréquents.
Pourtant voilà…
Souvent, on utilise encore une carte et des panneaux dans notre gestion de projet.
Définir un itinéraire est nécessaire pour avoir la “big picture”.
Mais c’est tout.
La destination ne change pas.
L’itinéraire peut (et doit pouvoir) changer en temps réel.
La prochaine étape devrait être la seule chose qui compte.
Une équipe de foot ou de basket va passer des heures, des jours, à préparer les stratégies pour son prochain match.
Mais sur le terrain, seules la tactique et l’adaptation en temps réel comptent pour gagner le match.
Alors comment peut-on émuler ça dans notre organisation ?
Comment créer le Waze de nos projets au quotidien ?
Comment voir en temps réel ce qui bloque, réagir, et ajuster l’itinéraire ?
Même si ton entreprise n’est pas un club de basket ou une boîte de transport, il y a une chose qui reste vraie.
Ton rôle en tant que manager ou coach est d’aller régulièrement sur le terrain, et comprendre la situation du match pour ajuster les tactiques.
Pour ça il te faut un score board et un visuel sur ce qui se passe, pour identifier les problèmes.
Si tu préfères, il te faut un tableau de bord, des panneaux et ton Waze.
C’est là que le management visuel entre en jeu (le “MV” dans le milieu).
Et pour ça, le Lean a un outil incontournable.
Ton nouveau tableau de bord
Comme on l’a vu dans une précédente newsletter (avec les exemples d’Uber et Amazon Prime), la réduction du “lead time” (ou du temps entre la commande et la livraison) est un véritable game-changer qui donne à ton entreprise un avantage compétitif sur ses concurrents.
C’est un des piliers du TPS pour synchroniser les activités entre elle et fluidifier la production.
Et comme on le voyait dans cette autre newsletter le Kanban est la solution pour réduire le lead-time.
C'est un système simple et visuel qui te permette de voir d'un coup d'œil sur le Gemba (=terrain) les demandes individuelles des clients - et leur délai d'exécution correspondant, afin que tu puisses approfondir quelques cas.
Le terme japonais “kanban” désigne un signal, habituellement une fiche, qui représente la demande unitaire d’un client.
Le Kanban n’est pas un outil pour organiser ou piloter la production.
C’est l’outil de base pour visualiser le “lead time” (mais pas uniquement).
C’est un outil indispensable à la pratique Lean, à tel point qu’il n’y a pas de Lean possible sans Kanban.
C’est une méthode d’analyse pour le responsable d’équipe ou le manager.
Le kanban permet de rendre visibles les obstacles que rencontre chaque collaborateur, pour entamer une discussion avec lui et découvrir comment l’aider à produire des livrables de qualité avec le minimum d’effort.
C’est un outil de prélèvement dont l’introduction a pour but de rendre visibles tous les problèmes de production qui allongent les délais.
Chaque retard ou stagnation est l’expression d’un problème.
C’est donc un outil pour rechercher les conditions de la performance (et ajuster l’itinéraire en permanence).
Le principe : le rythme m’est donné par mon client, qu’il soit interne (la prochaine personne dans le processus) ou externe (le client final).
Ce qui est important, c'est que tu puisses voir d'un coup d'œil toutes les demandes en cours avec les détails suivants :
Le client (Qui est le client ?)
Ce qui doit être produit (Qu’est-ce qui est demandé ?)
La date de la demande, qui permet d'évaluer à tout moment le temps écoulé et d’identifier les situations anormales pour réagir (Quand la demande a-t-elle été émise ?)
Le collaborateur ou l’équipe (Qui la traite actuellement ou qui va la traiter ?)
Chaque kanban doit représenter une pièce livrée au client - un objet, un document, un événement, une commande, un plat - et non une tâche.
Le fait de raisonner en pièces permet d’avoir une discussion sur la qualité, ce qui n’est pas possible avec une tâche.
Voici aussi quelques points clés du Kanban.
Pour comprendre le Kanban et son utilité, où comment l’utiliser plus concrètement, je t’invite à lire la newsletter que j’ai écrite sur le sujet.
Je parle aussi d’autres concepts importants comme le Takt, Pull, ou Flow.
Et si tu veux comprendre d’autres concepts dans sa prolongation :
Le Lead-time : comment sans cesse réduire ses délais de production (avec l’exemple d’Uber et Amazon Prime)
Heijunka : l’outil Lean qui remplace le travail par lots, permet d'éviter la surproduction, de réduire les coûts d'inventaire, et d’améliorer l'ensemble du flux de travail
Mais une fois que tu as identifié les problèmes, que fais-tu ?
Comment tu peux ajuster l’itinéraire ?
C’est là qu’un 2ème outil Lean entre en jeu.
⏸️ Juste avant de te parler du 2ème outil…
Les visuels détaillés comme celui que tu vois plus haut, et quelques explications, sont de brefs extraits de ce que tu peux retrouver dans un des modules du programme Learning to Scale.
Qu’est-ce que c’est ?
Notre programme de coaching pour maîtriser les principes Lean, par la mise en pratique sur le terrain, dans ton propre contexte.
On y voit en détail le Kanban, le 2ème outil que je vais te présenter, et de nombreux autres.
C’est un réel raccourci de 10 ans dans ta carrière de leader.
Il a déjà permis à plus de 800 patrons, C-levels et managers de transformer leur entreprise et leur gestion, pour une croissance sereine et maîtrisée, où tous les collaborateurs avancent efficacement vers un même but.
La prochaine promotion démarre bientôt, alors si ça t’intéresse...
Tu peux cliquer ici pour en savoir plus sur le programme.
Ou tu peux me contacter à christophe.ordano@keenly.fr.
Outil n°2 : Ton nouvel itinéraire
Si le kanban est ton tableau de bord, ou ton Waze qui t’envoie des alertes de perturbation sur la route.
Ce 2ème outil va t’aider à redéfinir ton itinéraire dans la journée (pas 1 mois après le projet).
En faisant ça, tu vas limiter la stagnation ou les délais qui s’allongent.
Tu pourras alors livrer dans les temps, et satisfaire ton client.
Les kanbans permettent de déclencher des conversations riches sur les conditions de travail.
Le team leader accompagne le contributeur individuel pour creuser les causes des problèmes et trouver des moyens de maîtriser les conditions d’un travail sans effort.
C’est l’intention de la résolution de problème quotidienne.
Et pour ça, il y a le PDCA.
Sur la route, ça ressemblerait à ça :
Plan : Tu définis ton itinéraire initial, anticipant les étapes clés et les objectifs à atteindre.
Do : Sur la route, tu te lances, mais tu restes vigilant, prêt à réagir.
Check : À chaque incident ou ralentissement, tu analyses la situation. Est-ce un simple embouteillage passager ou un obstacle majeur nécessitant un changement de cap ?
Act : Fort de ces informations, tu ajustes ton parcours, optimisant ton trajet en temps réel.
Trop souvent, dans la gestion de projet, nous restons figés sur notre "Plan", ignorant les signaux nous indiquant qu'il est temps de "Check" et "Act".
Nous nous accrochons à un itinéraire défini des semaines, voire des mois à l'avance, sans prendre en compte les aléas du quotidien.
La réalité des projets, c'est le mouvement, l'incertitude.
Comme sur la route, les conditions changent : un collaborateur tombe malade, une ressource attendue n'arrive pas, un client change d'avis...
Si tu te contentes de suivre le plan initial sans réagir à ces changements, tu risques de te retrouver dans une impasse.
Le PDCA, c'est ta navigation en temps réel dans la gestion de projet.
C'est ce qui te permet de rester agile, de te réinventer chaque jour face aux imprévus, et d'atteindre tes destinations avec succès et moins de stress.
C’est ce qui permet de maintenir la vivacité de l’entreprise et d’apprendre tous les jours.
Quand tu identifies les problèmes avec le kanban, tu dois ensuite chercher à le comprendre en premier lieu.
Et ensuite trouver le moyen de le résoudre au plus vite.
Tu ne peux pas attendre la fin du projet pour débriefer.
Tu dois réagir vite, trouver la cause du problème, identifier des contre-mesures nécessaires, les tester, en tirer des conclusions pour apprendre.
Mais au-delà de la résolution de problèmes, le PDCA est un outil terrain redoutable pour apprendre :
En découvrant des idées fausses, qui causent des problèmes
En apprenant à les résoudre, et en embarquant chaque collaborateur avec toi (en les développant au passage)
C’est une double boucle d’apprentissage.
Note bien que je te donne dans cette newsletter une vue du PDCA sous l’angle du lead-time et des délais, mais tu peux utiliser le PDCA pour résoudre tous types de problèmes sur le terrain.
Si tu veux en savoir plus sur le PDCA, et les outils pour le pratiquer, je t’invite vivement à lire cette newsletter.
💡 Ne rate pas la prochaine newsletter
Chaque semaine, j’écris pour les entrepreneurs et team leaders en quête d’une croissance durable et saine, pour eux et tous leurs collaborateurs.
En t’abonnant, tu recevras directement par email :
Les 3 premiers chapitres du livre Learning to Scale, qui t’expliqueront les bases de la philosophie Lean
Le guide pratique des concepts Lean, pour t’accompagner au quotidien dans ta croissance sur le terrain
C’est 100% gratuit.
Et juste avant de te laisser…
Voici les concepts clés que tu dois retenir de cette newsletter :
L'importance de l'adaptabilité : Comme pour la préparation d'un voyage, la flexibilité et la réactivité sont essentielles dans la gestion de projet pour naviguer efficacement parmi les imprévus.
Le Kanban pour le management visuel : Le Kanban offre une représentation claire du travail en cours, et des pièces qui stagnent ou prennent du retard. Il facilite ainsi l'identification des goulots d'étranglement et des problèmes.
L'amélioration continue avec le PDCA : Le cycle Plan-Do-Check-Act permet une analyse immédiate des problèmes, pour en isoler les causes, tester des contre-mesures, et en tirer des enseignements.
Sur ce, à ta croissance et ton épanouissement.
Christophe Ordano
PS : Tu veux apprendre le Lean en continu ?
💡 Qui suis-je ?
J’ai découvert le modèle Lean de Toyota il y a près de 15 ans, et ça a révolutionné mon approche en tant que manager et chef d’entreprise.
Il m’a permis de gérer la croissance de mon entreprise et de la revendre quelques années plus tard à un acteur clef du marché.
Aujourd’hui, je fais ma mission de familiariser les patrons et managers de demain à cette pratique, et partager la méthode de Toyota au plus grand nombre.
Je les emmène avec moi sur le terrain, dans ma quête d’amélioration et de croissance.
Depuis 2016, je cogère Keenly et Learning to Scale, dans lesquels nous avons accompagné plus de 600 patrons et managers de demain dans leur quête d’amélioration et de croissance, en les familiarisant au Lean ****(Qonto, Theodo, Aramis Auto, JVWEB, RSM Sofira, Leocare, etc.)
Chaque jour, je me bats contre le management bureaucratique et financier, qui cause trop de dégâts sur la santé des personnes (burn-out), le gaspillage des talents (bore-out), les relations entre les gens, la perte de sens du travail (brown-out), la qualité des produits, la satisfaction des clients, l’impact environnemental, et la pérennité des boîtes.
Et dans les prochaines éditions hebdomadaires de la newsletter : je te partagerai des réflexions, des retours d’expérience, et des outils, pour comprendre le modèle Lean et te faire évoluer dans ta carrière de dirigeant ou team leader.